Mi principal ladrón de tiempo

Aunque tengo varios, hoy os hablo de mi principal ladrón de tiempo.

Si me seguís desde hace tiempo, sabréis que todo lo relacionado con el orden y la organización me gusta.

Aunque procuro ser organizada hay algo que se me estaba escapando, porque no lograba terminar las tareas que tenía marcadas para la semana, el día…

Hace poco terminé un curso de organización y una frase estuvo retumbando días en mi cabeza, no recuerdo la frase exacta, pero venía a decir algo así, cómo “tu agenda no es mi agenda” y me he dado cuenta de que ese es uno de mis principales problemas.

Ladrones de tiempo

No sé si os suena el término “ladrones de tiempo”, son aquellas actividades, situaciones o incluso personas, que sin darnos cuenta nos restan productividad y muchos minutos al día.

El primer ejemplo que siempre aparece y se nos viene rápidamente a la cabeza es el móvil, yo creo que es el ladrón de tiempo por excelencia.

Bien sea por las redes sociales, por los correos… pero nos roban mucho tiempo porque una vez que coges el móvil te pierdes, aunque lo hayas cogido sólo para mirar la hora ?

Reconozco que a mi me pasa y ya desde hace tiempo utilizo algunos trucos para dejarlo apartado, con lo cual es un “problema” que tengo localizado y cuándo realmente me tengo que centrar en algo importante ya sé lo que tengo que hacer.

Pero, aun así, muchos días veía que no tenía muchas cosas que hacer pero que llegaba el final de la tarde, no había parado, pero tampoco había avanzado lo que tenía previsto.

Seguramente para muchos sea una tontería, pero para mí ha sido importante saber dónde estaba el fallo.

¿Cuál estaba siendo mi problema?, ¿Cuál era mi ladrón de tiempo particular?

Mi ladrón de tiempo principal se resume en esa frase que os comentaba al principio, “tu agenda no es mi agenda” pero además llevaba observándolo sin ser del todo consciente desde hace tiempo.

Es decir, peticiones que me llegaban y que yo priorizaba como algo urgente apartando mis tareas importantes.

No sé si os acordáis pero por mi cumpleaños pedí el ME-TO-DO de Balamoda, os dejo la lista de regalos que hice.

Entre los muchos apartados que tiene el ME-TO-DO, uno de ellos es una lista de “TO-DO” y otro “también he hecho”

Aunque los primeros días a este apartado no le presté atención y no lo rellenaba luego pensé que de esa manera explicaría en lo que voy gastando mi tiempo, así que, aunque apuntaba todo si bastantes tareas hasta llegar un punto en el que estaba anotando más en este apartado que marcando tics en la lista de TO-DO

Sin ser consciente, estaba convirtiendo en urgente lo que me pedían otras personas, y lo estaba viendo, pero hasta ahora no lo he comprendido del todo.

Yo siempre procuro que no haya “urgentes” en mi lista, para eso me voy organizando todas las semanas, pero muchas veces algunas de mis tareas importantes al final se convertían en urgentes porque cómo estaba dedicando mi tiempo a las pequeñas acciones que me iban llegando, se iban retrasando a lo largo del día y se quedaban sin hacer.

Esto pasa mucho en el trabajo, de repente recibes un correo con el asunto “presupuesto URGENTE”, que entiendo que hay casos en los que sí, que ha surgido por lo que sea y es urgente, pero la mayoría de las veces vienen de las mismas personas, que hacen que tengas que retrasar tus tareas porque se les ha olvidado hacer la solicitud a tiempo, etc.

Peticiones que te llegan mientras estás haciendo otra cosa y que en el momento apropiado no te llevan mucho tiempo, pero si dejas de hacer la tarea que estás haciendo al final te retrasa mucho más de lo esperado.

Por un lado, pierdes la concentración en lo que estabas haciendo, cambias de tarea para hacer lo que te han pedido, unas veces te llevará dos minutos otras veces media hora… y luego te tienes que volver a poner con lo que estabas, cuándo seguramente no era urgente lo que te estaban pidiendo y si era urgente, lo sería por una falta de organización de la otra persona no tuya ?

Pero a nivel personal también pasa, seguro que os suena eso de “cuándo puedas me pasas las fotos del día que estuvimos en…”, “me dices el apartamento en el que estuvisteis en…”

Aunque estas casi siempre vienen con un “cuándo puedas” y yo soy la primera que intento hacerlo cuanto antes para quitármelo de encima y así olvidarme, en lugar de anotarlo y hacerlo cuándo realmente tenga un rato libre y no me interrumpa.

¿Cómo solucionar este ladrón de tiempo?

Pues por un lado lo que acabo de escribir, anotarlo y dejarlo en la lista de tareas pendientes para cuándo no interrumpa tu trabajo y lo puedas encajar en la agenda si te va a llevar más tiempo.

Y por otro aprender a decir “cuándo pueda lo haré” sin sonar muy borde… y ahí es dónde tengo que trabajar ?

Contadme, ¿Cuál es vuestro ladrón de tiempo?

¿Os pasa que en cuánto os piden algo intentáis hacerlo para olvidaros del tema o sabéis gestionarlo?